Documentazione aziendale

 INT-ORGADOC è la soluzione sviluppata su piattaforma IBM Notes / Domino per fornire uno strumento flessibile e di facile utilizzo nell’area della Gestione Documentale.


L'applicativo è stato sviluppato con l'utilizzo di Ibm Messaging and Collaboration Products e consente all’utente di costruire in modo dinamico Modelli Documentali adatti alle particolari esigenze aziendali senza dover essere vincolati a classificazioni e schemi di ordinamento precostituiti.

I diversi documenti aziendali vengono associati ad uno dei modelli creati e caricati sul Database Documentale Centralizzato accessibile sia in intranet che su web in modo protetto e selettivo.

L'applicativo consente di utilizzare la protocollatura automatica e di assegnare ai documenti cicli di distribuzione personalizzati.

 

INT-ORGADOG si articola nelle seguenti funzioni di base:

 

  • Creazione Modelli Documentali
  • Archiviazione Documenti
  • Ricerca Documenti
  • Importazione Documenti

La Creazione Modelli Documentali consiste nel definire Livelli di Categorizzazione, Campi Identificativi, Date Identificative attraverso i quali raggruppare i documenti aziendali.



 

L’Archiviazione Documenti consiste nell’attribuzione di Modelli  Documentali a documenti di qualsiasi tipo (elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni, immagini etc.) presenti sui server aziendali ed al caricamento degli stessi sul Database Documentale Centralizzato.
 

La Ricerca Documenti viene effettuata nel Database Documentale Centralizzato  utilizzando  livelli, campi e date dei Modelli Documentali a cui sono associati, in  qualsiasi  tipo di sequenza/ordinamento ed in  base a filtri preordinati o  configurabili dall’utente attraverso apposito pannello di selezione e legati alla specifica funzione o login.

 

L’Importazione Documenti consiste nel trasferimento di massa sul Database Documentale Centralizzato  di gruppi di documenti,  presenti sui server aziendali nelle diverse direttrici, attribuendo ad essi un determinato Modello Documentale tra quelli precedentemente creati.   


Con l'utilizzo di INT-ORGADOC si ottengono diversi vantaggi :

  • La creazione di Modelli Documentali dinamici , in numero teoricamente illimitato, direttamente da parte dell'utente.

  • I Modelli Documentali sono svincolati da schemi fissi non richiedendo all'utente campi significativi di raggruppamento precostituiti : l'utente  , durante la creazione del Modello Documentale , definisce sia il numero di campi che la loro intestazione.
  • Si protegge il patrimonio informativo aziendale in quanto il Database Documentale  Centralizzato è dotato  di un sistema sofisticato di password.
  • I documenti aziendali hanno un'unica versione ufficiale e sono accessibili solo dagli  utenti autorizzati : la versione unica e centralizzata elimina i problemi di proliferazione delle versioni e consente un notevole risparmio di memoria disco.
  • I documenti aziendali sono consultabili sia in intranet che su web da qualsiasi località ( ufficio, albergo, in viaggio, da casa etc.)
  • Coll'attribuzione di  campi significativi definiti dall'utente ai documenti aziendali , mediante i Modelli Documentali,  la ricerca risulta  piu efficace e  mirata.
  • Con la possibilità di allegare i link dei documenti,  al posto dei documenti stessi,  nelle e-mail su intranet e nei cicli di distribuzione, il traffico sulla rete aziendale risulta sensibilmente ridotto.

I prodotti di web collaboration sono installabili sia presso le società clienti che gestibili con un'innovativa formula di CLOUD PRIVATO e senza alcun intervento di personale specialistico interno all'azienda.




sviluppo software

INTWARE GROUP sviluppa applicativi di web collaboration  sulla piattaforma IBM Notes / Domino utilizzando i più avanzati strumenti web  quali IBM Messaging and Collaboration Products, IBM Sametime, IBM Quickr, IBM Notes Traveler , XPages

Outsourcing 


  • Far svolgere lavori specialistici ad esperti del settore
  • Ridurre  sensibilmente i costi delle infrastrutture e del personale interno
  • Raggiungere in breve tempo obiettivi  urgenti
  • Liberare il proprio personale IT da lavori ripetitivi  e dedicarlo al core business
  • Evitare le punte di lavoro sul personale interno
  • Svolgere lavori temporanei o scarsamente ricorrenti per i quali non è previsto personale a tempo pieno.
  • Attività che impegnano risorse che potrebbero essere  efficacemente utilizzate per compiti più strategici.  
  • Con personale e strutture al di fuori dell'azienda.
  • Con personale esterno ma con strutture interne all'azienda
  • Con gruppi di lavoro e di strutture sia interni che esterni all'azienda

  • Riduzione dei costi
  • Qualità
  • Uso di esperti non reperibili all'interno dell'azienda
  • Risorse flessibili in caso di picchi di lavoro 
  • Supporto specialistico e training del personale interno